Větší oheň spojený s organizovanou akcí by pořadatelé měli ohlásit hasičům prostřednictvím webového formuláře na adrese paleni.izscr.cz podobně, jako chystané spalování hořlavého materiálu oznamují třeba vlastníci lesů, sadů nebo firmy, které tímto způsobem likvidují odpad. Právnické či podnikající fyzické osoby přímo povinnost takového hlášení mají stanovenou, nicméně hasiči žádají, aby na oznámení pamatoval kdokoli, kdo takový oheň chystá; třeba parta sousedů ze vsi, kteří nejsou organizováni pod hlavičkou nějakého spolku.

„Předcházíte tím planým výjezdům,“ obrací se k veřejnosti mluvčí středočeských hasičů. V případě nahlášeného pálení, kde se uvádí i číslo mobilního telefonu odpovědné osoby přítomné na místě, totiž operační středisko hasičů má komu zavolat, pokud náhodní svědci ohlásí na tísňovou linku „velké plameny, které spatřili v dálce“ – a může se zeptat, zda je na místě vše v pořádku. V té souvislosti nicméně hasiči ze zkušenosti připomínají: je třeba, aby pak daný člověk skutečně na místě byl. S nabitým telefonem a přijal hovor, pokud přístroj zazvoní. A ne, tohle není žertování; jen zkušenosti. Podle hasičů by tak měli postupovat i lidé, kteří pořádají větší akci třeba na své zahradě. U velkých organizovaných akcí se o nahlášení často postarají místní dobrovolní hasiči: buď akci přímo pořádají, nebo mají s organizátory domluvené, že se postarají o zajištění dohledu.

Organizátorům čarodějnických akcí také Sýkora Fliegerová připomíná, aby si dobře rozmysleli umístění ohniště. „Místo musí být bezpečně izolováno od hořlavých materiálů a ohraničeno pruhem minimálně metr širokým zbaveným jakýchkoli hořlavin. Od lesních porostů musí být dodržena vzdálenost minimálně 50 metrů, v případě stohů a seníků je tato vzdálenost dvojnásobná: 100 metrů. Je zcela zakázáno rozdělávání ohně ve vysoké suché trávě,“ shrnula nejzásadnější pravidla. S tím, že rovněž si je třeba uvědomit, jaké je aktuálně počasí (nejen kdy naposledy pršelo, ale také jaký zrovna fouká vítr) či pamatovat na to, že oheň nesmí ani na okamžik zůstat bez dozoru a odejít je možné až poté, kdy je řádně uhašen. Podcenit není radno ani přípravy: polena stavět tak, aby se nečekaně nezhroutila, a rozdělávání ohně nachystat tak, aby nikomu ani nepřišlo na mysl použít hořlavinu.